Eine elektronische Rechnung basiert auf einem einheitlichen semantischen Datenmodell und nutzt festgelegte Syntaxen. In Österreich ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen nur bei Geschäften mit dem Bund oder mit Stellen der öffentlichen Verwaltung obligatorisch, dies betrifft die sogenannten B2G-Umsätze. Im B2B-Bereich sind elektronische Rechnungen nicht verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen senden und empfangen. Dies wirft für österreichische Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen nach Deutschland liefern, Fragen hinsichtlich der neuen Regelungen und deren Auswirkungen auf ihre Rechnungslegung auf.
Wann in Deutschland elektronische Rechnungen erforderlich sind
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland greift nur, wenn eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht. Daher müssen Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) und für viele steuerfreie Umsätze nicht zwingend elektronisch sein. Trotz einer umsatzsteuerlichen Pflicht zur Rechnungsstellung müssen bestimmte Umsätze nicht elektronisch abgerechnet werden. Dazu zählen Kleinbeträge bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro, Fahrausweise mit Rechnungscharakter sowie Leistungen von Kleinunternehmern. Auch bestimmte Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, dürfen weiterhin entweder in Papierform oder als PDF ausgestellt sein.
Das Gesetz, das den künftigen Austausch von E-Rechnungen regelt, schreibt keinen spezifischen Übermittlungsweg vor. Diese Offenheit ermöglicht die nötige Flexibilität für verschiedene praktische Lösungen. So können E-Rechnungen beispielsweise per E-Mail versendet, über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt, innerhalb eines Konzernverbundes auf einem zentralen Speicherort zugänglich gemacht, auf einem USB-Stick übergeben oder über ein Internetportal zum Download angeboten werden. Der Übermittlungsweg im Einzelfall ist zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien festzulegen.
Anforderungen und Entwicklungen im deutsch-österreichischen Geschäftsverkehr
Wenn eine feste Niederlassung eines österreichischen Unternehmens in Deutschland geschäftlich tätig ist und dort Leistungen erbringt oder empfängt, besteht eine rechtliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Zudem ist zu erwarten, dass deutsche Rechnungsempfänger es bevorzugen, einheitliche Prozesse für den Rechnungseingang zu nutzen, da die Vorteile elektronischer Rechnungen überwiegen. Österreichische Unternehmen sollten damit rechnen, dass deutsche Geschäftspartner immer häufiger strukturierte elektronische Rechnungen anfordern.
Es ist zu erwarten, dass sich diese Entwicklungen auf verschiedene Branchen und Berufe zum Teil intensiv auswirken werden. Ein Beispiel ist der Beruf des Buchhalters. In Zukunft wird sich der Schwerpunkt auf beratende und analytische Aufgaben verschieben. Buchhalter werden verstärkt als Berater benötigt, die bei der Entwicklung von Finanzstrategien helfen und Unternehmen bei der Interpretation komplexer Daten unterstützen. Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, bei der Suche nach einem Job als Buchhalter das Angebot des potenziellen Arbeitgebers genauer unter die Lupe zu nehmen.
Diese Übergangsregelungen sind zu beachten
Einige Übergangsregelungen sind für die Erstellung von E-Rechnungen in oder nach Deutschland von Bedeutung. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Vorrang von Papierrechnungen aufgehoben. Dies bedeutet, dass Empfänger elektronische Rechnungen akzeptieren müssen und nicht länger Papierrechnungen verlangen dürfen. Allerdings ist es Selbstständigen und Unternehmen bis zum 31. Dezember 2026 gestattet, Rechnungen noch auf Papier zu versenden. Sollten Unternehmen Rechnungen in einem elektronischen Format, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, versenden wollen, benötigen sie dazu die Zustimmung des Empfängers.
Von 2027 an müssen Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben, ihre Rechnungen elektronisch versenden. Unternehmen mit geringerem Umsatz dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen versenden. Ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnung für alle Unternehmen zur Pflicht. Das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange), ein elektronisches Standardformat zur Ersetzung papierbasierter Dokumente, bleibt auch nach 2028 nutzbar. Es ist jedoch erforderlich, dass ab dem 1. Januar 2028 aus jeder EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem deutschen Umsatzsteuergesetz extrahiert werden kann.
